Médicos, terapeutas e outros tantos profissionais da saúde precisam fazer a organização da própria agenda. Definir seus horários e abrir a agenda mensalmente é apenas o primeiro passo de uma estratégia de negócio, considerando que o consultório ou clínica precisa atrair novos pacientes e também garantir que aqueles já conquistados voltem para garantir seu sucesso.
Abrir a agenda é o momento também de divulgação e contato com pacientes recorrentes. Este processo de contato e de agendamentos para consultas ou exames pode causar muita confusão, fazendo um overbooking ou então deixando muitos horários vagos.
Felizmente, estes problemas de agenda podem ser contornados e resolvidos com algumas práticas simples. Confira estas 4 dicas de organização para a agenda de pacientes de seu consultório.
Conheça a rotina
Sendo o profissional de saúde ou o administrador da clínica, é essencial começar a organização da agenda por este ponto. O primeiro passo é definir os horários de atendimento, com horário de entrada e saída, dias disponíveis e pausas, e então dar uma estimativa de tempo de atendimento. Médicos costumam ter uma primeira consulta mais longa e depois retornos mais rápidos. Psicólogos e nutricionistas podem trabalhar com sessões de tempo fixo, entre outros diferenciais.
Quando o profissional atende em mais de um local, aqui também devem ser considerados tempos de deslocamento entre os dois endereços. Se for o caso de realização de procedimentos estéticos ou cirúrgicos, uma boa ideia é separar dias específicos na semana ou mês para esse tipo de agendamento, que pode levar mais tempo.
Estabeleça intervalos
Se foi possível definir o tempo do atendimento, a próxima dica é definir um pequeno intervalo de tempo entre eles. Mesmo que estes horários não sejam seguidos, o intervalo é importante para dar um respiro entre as consultas e não “encavalar” atendimentos, provocando atrasos e cancelamentos.
Os intervalos também podem ser necessários para preparar equipe em caso de procedimentos, ou ainda fazer a higienização correta do espaço e aparelhos, entre outras necessidades.
Confirme todos agendamentos
Este é um ponto cada vez mais necessário, principalmente entre aqueles que têm mais flexibilidade de agenda e aceitam encaixes ou pronto atendimento. Pelo menos com um dia de antecedência do atendimento, faça contato com o paciente para confirmar o agendamento. Essa confirmação também pode ser feita uma semana antes do marcado, e ainda logo após o paciente fazer a solicitação por canal online, que falaremos a seguir. Reforce data, horário e endereço da consulta, se possível dando uma previsão do tempo de atendimento. Pacientes valorizam isso, o que diminui a ausência.
Adote a tecnologia
Uma prática que traz resultados para todos os lados. A clínica ou médico pode abrir sua agenda para marcação em canais digitais, online, o que é acessível e automaticamente atualizado. A plataforma, a exemplo do DrApp, disponibiliza seus horários e, após o atendimento, também faz a cobrança.
Estas plataformas também já se encarregam de fazer a confirmação da consulta e enviar lembretes para os pacientes. Por parte da clínica, também é necessário confirmar os agendamentos e sempre atualizar a agenda disponível, de acordo com a entrada de pacientes por outros canais.
Aproveite estas dicas para organizar agenda de pacientes agora mesmo! Conheça o DrApp, canal gratuito para agendamento de consultas.
Compartilhando informação visando a prevenção da saúde integral.
